让电子邮件更高效

电子邮件已经成为了我们生活中不可或缺的沟通工具，给我们带来了很多的便利。相比于电话，它更省钱；相比于传统的邮件，它更快捷。不过，email这个工具，你是否真的使用得很好呢？你每日的邮件，真的给你的沟通带来帮助了吗？还是带来了困扰？纸烟今天就来谈一谈如何让你的电子邮件更加高效。

怎样才能够让你的电子邮件更加易于阅读？怎样既传达了你要表达的意思，又不至于让读者有不好的感觉？下面是一些你可以参考的原则：

1. 为每一个主题撰写一封邮件
   这样可以让收件人更加易于回复、存档或者删除。如果把多个主题混合在一起说的话，收件人会感到有点乱，而且如果这封邮件同时含有他需要和不需要的信息时，他处理起来会很不方便，试想，他是删除这封信好呢？还是存档好？
2. 用好邮件标题
   要想让你的邮件能够在收件人那拥挤的收件箱中引起注意的话，你需要好好的使用邮件的标题栏。在标题中写一句意思清晰的话或者做一个具体的请求。不要措词用句含混不清。
3. 把重要的信息写在前面
   要知道，收信人并不一定总会阅读你邮件的全文，所以，你要把重要的信息放在前面，让他一眼就可以看到。
4. 让邮件简明、具体并且切题
   用最少的空间，传达最多的信息，这是写邮件的最高水准。
5. 让你的段落简短
   如果要表达很长的内容，那么给邮件加一个附件，在正文做一下说明。或者你可以使用标题、表格、图表以及其它的格让你的邮件更加易读和易于理解。
6. 生气时绝对不要写邮件
   愤怒与不满在形诸于文字时要比与人面对面时表现得明显得多。
7. 不要使用过多的感叹号
   通篇的使用感叹号让人感觉你在大声的叫喊。这种感觉不好。
8. 检查你的邮件
   在发送邮件之前，先检查一下，看看你的邮件是否有一个正确的收件人地址、合适的标题、正确的附件、恰当的措词。还有，你的邮件应该包括这样的句子：它让收件人知道自己应该做些什么（回复？存档？完成某件事情？）。

上面的八个原则可以让你的邮件更加易读、易懂。同时，纸烟要提醒您注意不要走入误区，不要做以下八件事情：

1. 说的远比需要的多
2. 跑题了
3. 发完全没有必要发的邮件
4. 答非所问
5. 不断句，让人不好理解
6. 发完信后马上跑到收信人那里问他们是否收到
7. 写空标题的邮件
8. 给每封信都设置最高优先级

如果上面的八个建议您都做到了，并且已经避免了刚提到的八个误区，那么你的邮件应该会受到绝大多数的收件人的欢迎的。因为你不仅传达了你要传达给他们的信息，同时也方便了收件人，节省了他们的时间和精力。