怎样高效的开会

开会对于一个团队来讲是经常的事。会议可以促进团队成员的交流，大家共同探讨以解决问题。所以，会议对于一个团队来说是十分重要的。上次纸烟在谈如何营造集体凝聚力的时候提到要专门写一篇关于如何开会的文章，这就是了。

纸烟参加过很多会议，也组织过一些会议，发现很多的会议组织者都对开会这件事情没有什么概念，而这些人组织的会议往往都是没有什么实质内容的，不能得出高质量的解决问题的办法，有些会议甚至对于实际没有任何的作用。这样的会议往往让与会者感到疲倦，甚至反感。可以想像，当参加会议的人都产生了反感的时候，怎么可能产生有意义的决策呢？

那么，如何提高会议的效率，既让你的宝贵时间不浪费在大量的会议上，而且又能够高效的做出决策呢？纸烟今天就谈谈自己的心得。

• 凡事预则立，不预则废在开会之前，你一定要清楚会议的目的是什么。所以，你需要预先列写一份会议议程，上面至少要包括：会议的目的、与会人员、要讨论的问题、讨论问题的顺序、需要得出什么样的决议。这样，会议的流程基本上就定下来了。会议的最终目的和分阶段的目的也都比较明确了。然后，你需要把这份议程发给与会的每一个成员。让他们也明确会议的目的和议题，议程最好在会议前两三天发给与会者，让他们就有充分的时间去思考相关的问题。这样可以避免开会的时候出现一言堂的局面。
• 观点鲜明，言简意赅永远不要在开会时搞长篇大论！一定记住这一点。开会不是为了展示你的演讲才华。在最短的时间内，做出最好的决议，这才是一个高效的会议的最终目的。所以，在开会的时候侃侃而谈、引经据典并不招人喜欢。简洁明了、一针见血才是最宝贵的作风。一般而言，一个两分钟的发言足以让别人明白你的意思。当然，有些问题确实很复杂，短时间说不清楚，那么你可以考虑开一个专门针对这个问题的讨论会。
• 不要打断他人的发言无论是不同意对方的观点还是对对方的提议有不明白的地方，都不要打断他。让别人说完他的看法，然后再提出问题。很可能在别人说完之后，你的疑问已经没有了。这不仅仅是礼节的问题，更是一个效率问题，无论是什么人，思路被打断后都得花时间恢复过来，有的时候甚至根本就恢复不过来。所以，不要急于提问，在有问题时用笔记录下来，等别人的发言完毕后再发问。
• 不要扩大主题范围讨论问题时要明确主题的范围，不要扩大它，比如你组织大家开会讨论晚饭吃什么的问题，有人提议吃烤肉，接着就有人说哪里的烤肉好吃，然后又有人反驳说另一家的更好，如此下去你会发现，最后你们讨论的问题变成了，哪个公司生产的辣椒酱最好吃。从这个玩笑式的例子中可以看到，主题的蔓延是没有益处的。所以，把注意力集中在当前讨论的问题上，先不要扩大它的范围。等确定下来晚饭要吃烤肉以后再商量去哪家吃，不要在一开始就把主题的范围扩大。
• 简洁而概括的总结在会议结束的时候做简洁的总结是很有必要的。总结主要应该包括：重新陈述每一个问题和商定的解决方法，重新明确每一个人的责任，强调每一个任务的时间和要求等。总之，把会议的重点重新强调一遍。然后呢？
• 散会！

就是这些。现在就着手准备你的下一次会议吧。